Nombre del servicio: Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS)

El Reporte de Operación Sospechosa (ROS) es la herramienta fundamental con la que contamos, como sujetos obligados, para alertar al sistema nacional de prevención sobre potenciales actos de legitimación de capitales o financiamiento al terrorismo.

Como notarios públicos en Costa Rica, nuestra función nos sitúa en una posición clave, tal como lo reconocen las Recomendaciones 22 y 23 del GAFI (referidas a las Actividades y Profesiones No Financieras Designadas, APNFD).

El proceso de reporte, desde la inscripción hasta el envío, está claramente regulado por la normativa nacional. A continuación, detallamos el procedimiento completo.

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1. ¿En qué casos debe un Notario presentar un ROS?

El deber de reportar no se basa en la certeza, sino en la sospecha o en la existencia de motivos razonables para sospechar.

Fundamento Legal: La obligación nace de la Ley N.º 7786 (Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso No Autorizado, actividades Conexas, legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo), reformada por la Ley N.º 9449, que en su Artículo 15 ter designa expresamente a los Notarios Públicos como Sujetos Obligados (SO).

En esa condición, el Notario debe presentar un ROS cuando, en el ejercicio de sus funciones, usted sospeche que los fondos o bienes involucrados en una transacción provienen de actividades ilícitas, o están vinculados al financiamiento del terrorismo.

Esta obligación se activa, principalmente, cuando usted lleva a cabo las “transacciones para un cliente” (así lo indica la legislación, es decir, cuando prepara el otorgamiento de las escrituras), cuando el acto o contrato está relacionado con las siguientes actividades (párrafo tercero Art. 15 ter):

• Compraventa de bienes inmuebles.

• Administración de dinero, valores, cuentas bancarias u otros activos del cliente.

• Organización de aportaciones para la creación, operación o administración de sociedades.

• Creación, operación o administración de personas jurídicas u otras estructuras jurídicas.

• Compraventa de personas jurídicas o establecimientos comerciales.

Consideración Clave: La obligación de reportar una operación sospechosa es independientemente del monto de la transacción. Una operación de bajo valor puede ser tan sospechosa como una de alto valor. Por ello, no debe confundirse la obligación de declarar el origen de los fondos (regulado por párrafo segundo del artículo 15 ter mencionado), con los reportes de operaciones sospechosas, son controles distintos y aplican en supuestos separados, ya que el hecho de que un acto o contrato no alcance una cuantía mínima, ni significa que sea una transacción “buena”. 

Señales de Alerta (Ejemplos): Su sospecha puede surgir de múltiples factores, como:

• El cliente se muestra evasivo o reacio a proporcionar la información requerida para la Debida Diligencia (DDC), sobre todo si hay “opacidad” que le dificulte al notario identificar el beneficiario final.

• La estructura de la transacción es inusualmente compleja y no tiene un propósito económico o legal aparente.

• El cliente desea utilizar efectivo en sumas importantes o utiliza múltiples instrumentos de pago de diferentes fuentes sin justificación.

• La operación no concuerda con el perfil económico o la actividad comercial conocida del cliente.

• Hay una negativa a identificar al beneficiario final o el uso de personas jurídicas (sociedades) de fachada o registradas en jurisdicciones de alto riesgo (paraísos fiscales).

• El cliente intenta realizar la transacción a nombre de terceros sin una justificación clara.

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2. Proceso de Inscripción (Registro en el sistema)

Para poder enviar un ROS, el notario debe estar debidamente registrado ante la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF).

Pasos para la Inscripción:

1. Acceso a la Plataforma: Debe ingresar al sistema "UIF Reportes", que es la plataforma oficial del Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD) para el registro y reporte de sujetos obligados.

2. Registro Inicial: Si es la primera vez, debe seleccionar la opción "Registrarse". El sistema le solicitará sus datos como sujeto obligado (Notario Público).

3. Activación de Cuenta: Una vez completado el formulario de registro, el sistema le enviará un correo electrónico con un enlace de activación y una contraseña temporal.

4. Cambio de Contraseña: Deberá ingresar con esos datos y el sistema le pedirá establecer su contraseña definitiva.

5. Comprobante a la DNN: Una vez que el registro en "UIF Reportes" esté completo, es una práctica aconsejable por la Dirección Nacional de Notariado (DNN) que remita el comprobante de inscripción al correo electrónico designado por la DNN para la unidad de prevención uplcft@dnn.go.cr

Este registro no solo lo habilita para enviar ROS, sino que también es el medio por el cual puede realizar consultas de las listas de Personas Expuestas Políticamente (PEP).

Encuentre en los descargables una guía que explica paso a paso como inscribirse en dicha plataforma.

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3. Llenado del Instrumento (Formulario ROS)

Una vez detectada la sospecha y estando registrado, el reporte se realiza de la siguiente manera:

1. Ingreso al Portal: Acceda al sistema "UIF Reportes" con su usuario y contraseña.

2. Selección de Formulario: Ubique la sección destinada al "Reporte de Operación Sospechosa (ROS)" e inicie un nuevo reporte.

3. Completar la Información: El formulario electrónico le solicitará la información de manera estructurada.

Información Clave que debe Aportar:

•         Datos del Reportante: Su información como notario público.

•         Datos de la(s) Persona(s) Reportada(s):

• Nombre completo, número de identificación (cédula, pasaporte), nacionalidad, fecha de nacimiento.

•         Domicilio y datos de contacto.

•         Indicación de si es una Persona Expuesta Políticamente (PEP).

•         Datos de la Transacción:

• Tipo de operación (ej. compraventa, constitución de sociedad).

• Fecha y lugar de la transacción (o intento de transacción).

• Monto involucrado, tipo de moneda, e instrumentos de pago (efectivo, transferencia, etc.).

• Detalles de los bienes involucrados (ej. número de matrícula/finca, placa de vehículo).

•         Descripción de la Sospecha (La sección más importante):

• Este es el campo narrativo donde usted debe explicar qué sucedió y por qué le resulta sospechoso.

• Sea claro, conciso y completo. Detalle los hechos observados, las señales de alerta que identificó (ver punto 1) y el motivo de su sospecha.

• Evite emitir juicios de valor o conclusiones legales; limítese a describir los hechos objetivos y las razones de su extrañeza.

•         Documentación Adjunta:

• Debe adjuntar la documentación de respaldo que tenga en su poder.

• Esto es crucial: copias de documentos de identidad, borradores o copias de las escrituras, certificaciones, comprobantes de pago, etc.

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4. Consideraciones Finales 

Al gestionar un ROS, recuerde siempre dos principios fundamentales:

1. Confidencialidad (Protección al Reportante): El envío de un ROS es estrictamente confidencial. Conforme al Artículo 18 de la Ley N.º 8204, los notarios que reporten de buena fe están protegidos y no incurrirán en responsabilidad civil, penal ni administrativa, ni será considerada una infracción al secreto profesional.

    

2. Prohibición de Alerta ("Tipping Off"): Está absolutamente prohibido (según el Artículo 17 de la Ley N.º 8204) comunicar al cliente o a cualquier tercero que se ha enviado, o que se está por enviar, un ROS. Hacerlo constituye un delito grave y compromete la investigación.