Nombre del servicio: Recursos para DDC notarial

El notario, como sujeto obligado bajo los alcances de la Ley N.º 7786 y sus reformas, debe cumplir con la debida diligencia del cliente (DDC) como parte de las acciones requeridas al sector, para prevenir el lavado de activos, financiamiento al terrorismo y a la proliferación de armas de destrucción masiva (LA/FTP).

De acuerdo con la Recomendación número 10 del Estándar Internacional del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), la debida diligencia del cliente debe cumplir, al menos, con estos aspectos:

✓ Recopilar información y datos del cliente.

✓ Verificar si actúa por cuenta propia o en nombre de un tercero.

✓ Identificar al beneficiario final.

✓ Entender y conocer el propósito y carácter de la relación.

✓ Diligencia continua y examinar transacciones.

✓ Mantener datos actualizados y pertinentes.

✓ Actuación cuando no se completa la DDC satisfactoriamente.

Para comprender mejor los alcances de la DDC notarial, debe tenerse presente que esta obligación se integra como parte inherente de la actividad notarial, como lo es la identificación de comparecientes y el archivo de referencias, funciones ordinarias ya establecidas para el notario público mediante el Código Notarial Ley N.º 7764.

Para determinar si usted aplica correctamente la DDC, debe considerar:

1. Usted identifica y conoce al cliente, sabe cómo hacerlo. De acuerdo con el Reglamento N.º 41016, los notarios identificarán al usuario o persona requirente de acuerdo con las responsabilidades establecidas en los artículos 39, 83, 84, 85 y 95 del Código Notarial, así como los lineamientos y disposiciones establecidas por la Dirección Nacional de Notariado.

Esto implica, a su vez, que el notario conoce y ejecuta a cabalidad los procedimientos diferenciados para identificar -sin lugar a dudas- personas físicas nacionales, personas físicas extranjeras, apoderados que actúan a nombre de un tercero, así como quienes intervienen en representación de estructuras jurídicas, verificando la existencia legal y vigencia de los respectivos mandatos y/o representaciones; además de conservar toda la documentación recabada al efecto en su archivo de referencias.

2. Tiene mecanismos de DD reforzada en situaciones de riesgo. Según la Guía Tipologías de Riesgo y Elementos de la Debida Diligencia y Riesgos (2023) de la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF) de Costa Rica, esto implica una verificación más profunda, donde el notario debe identificar y documentar el movimiento del dinero y determinar si hay irregularidades producto de una eventual “actividad ilícita”. Algunos indicios útiles son: a) el cliente conoce del negocio; b) la transacción o lugar del acto es inusual o sospechoso; c) quien paga no decide por cuenta propia / consulta. Se trata de tener claro el vínculo entre el origen del dinero, los beneficiarios, cuándo el dinero se recibe y dónde se almacena o se deposita.

3. Tiene usted habilitada la forma de reportar ROS. De acuerdo con el artículo 15 ter de la Ley N.º 7786, es un deber del notario realizar reportes al identificar operaciones sospechosas, consecuentemente, requiere contar con acceso a la plataforma dispuesta para ese fin. Para ello, le invitamos a repasar la información de acceso y registro a la plataforma UIF Reportes de la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF) para que pueda emitir un reporte de operación sospechosa (ROS); toda la información, incluyendo referencia a los escenarios para determinar la sospecha sobre una transacción, ha sido suministrado en nuestro sitio web mediante este enlace.

4. Sabe dónde consultar las listas internacionales de personas designadas y cómo hacerlo. Recuerde, las listas internacionales son facilitadas por organismos internacionales, como el Consejo de Seguridad de la Organización de las Naciones Unidades (ONU) o el Departamento del Tesoro de los Estados Unidos, a través de su Oficina de Control Activos Extranjeros (OFAC). Para ello, le invitamos a repasar la información de acceso  a los mecanismos de alertas internacionales, suministrada en nuestro sitio web en este enlace. 

5. Sabe dónde consultar la lista de personas expuestas políticamente (PEPS). Recuerde, el listado puede obtenerlo en formato Excel desde la plataforma “UIF Reportes” de la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF). Para ello, le invitamos a repasar la información de acceso y registro a la plataforma UIF Reportes, suministrada en nuestro sitio web en este enlace.

6. Aplica controles sobre los PEPS. Según la Guía Tipologías de Riesgo y Elementos de la Debida Diligencia y Riesgos (2023) de la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF) de Costa Rica, esto implica que, como parte del sistema de manejo del riesgo, el notario debe determinar si un compareciente tiene la condición de PEP verificando el listado oficial correspondiente -además indagando de forma complementaria mediante entrevista al interesado- si es o tiene una relación directa con una persona políticamente expuesta, además debe establecer si esa parte interesada interviene como cliente o beneficiario, pues de requerirse un reporte de operación sospechosa, así deberá informarlo.

En estos casos, es necesario que se aseguren medidas razonables para establecer el origen de la riqueza y el origen de los fondos (mediante la declaración jurada correspondiente por parte quien realiza el pago, de acuerdo con el artículo 15 ter Ley N.º 7786 y los lineamientos emitidos por DNN en esta materia), además, mantener documentada la determinación de los beneficiarios finales como PEP, y monitorear esa relación, reportando cualquier irregularidad que se perciba. Esto aplica también a miembros de una familia o socios cercanos de todos los tipos de PEP.

7. Sabe dónde consultar la lista de países de riesgo. Recuerde, las listas sobre jurisdicciones de países que son considerados de riesgo se extraen de los listados que ofrezca la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF), como de las actualizaciones que emita el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI). Es importante conocer y repasar cuáles son los países catalogados como de riesgo, a fin de adoptar acciones en caso de identificar un compareciente que sea proveniente de o tenga una nacionalidad correspondiente a un país en estos listados. Para ello, le invitamos a repasar la información de acceso a los mecanismos de alertas internacionales, suministrada en nuestro sitio web en este enlace.

8. Conoce usted el mapa de riesgo geográfico. Dentro de los riesgos evaluados por el país, la evaluación nacional de riesgos (ENR), efectuada por la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF), identifica diferentes situaciones relacionadas con el lavado de activos, el financiamiento al terrorismo y a la proliferación (LA/FTP) en las que se podrían ver involucrados los notarios públicos, como lo es la ubicación geográfica de Costa Rica en la ruta de la droga hacia el norte (riesgo muy alto).

¿Por qué es importante? De acuerdo con la Evaluación Sectorial de Riesgos de las Personas Jurídicas en Costa Rica (2023) -elaborada por la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF)-, un riesgo como el mencionado propicia en el país la creación de sociedades pantalla para legitimar fondos procedentes del narcotráfico. Esto repercute en la actividad notarial, pues en Costa Rica solo es posible constituir sociedades mercantiles por medio de los notarios públicos, lo cual advierte que esta actividad debe ser realizada con suma cautela a fin de emitir alertas ante la conformación de estructuras jurídicas que luego puedan ser utilizadas para actividades ilícitas.

En la misma forma, otros ámbitos de la actividad del notario son proclives a ser instrumentalizados para cometer delitos conexos LA/FTP (por ejemplo, el sector inmobiliario). La DNN está desarrollando la evaluación sectorial de riesgos de  los notarios, la cual se pondrá a disposición para el conocimiento y uso por parte de los notarios país a partir de su publicación.

9. Tiene procedimientos para identificar al beneficiario Final. El notario debe conocer cómo se registra y custodia la información de los beneficiarios finales del país. Al comprender cómo se registra la información, también adquiere el entendimiento de los insumos a partir de los cuales se puede determinar quiénes son los beneficiarios finales de las diferentes estructuras jurídicas. Entonces, ese ejercicio no solo depende de verificar que una sociedad obligada se encuentra al día en su declaración, sino que puede requerir la información pertinente para corroborar y documentar el alcance de la distribución del capital social hasta sus beneficiarios finales.

Para ello, DNN ha puesto a su disposición una guía comprensiva emitida por el Banco Central de Costa Rica, entidad actualmente a cargo de llevar el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF), la cual puede encontrar en nuestro sitio web mediante el siguiente enlace.

10. Qué hace cuando no completa la DDC. En este punto lo que se enfatiza es que el notario tiene pleno conocimiento de sus deberes y obligaciones ante la posibilidad de completar adecuadamente la debida diligencia del cliente, de acuerdo con los puntos arriba señalados.

De acuerdo con la normativa, en caso de no cumplir la parte a cabalidad con el requerimiento de información por parte del notario, éste tiene el deber legal de excusarse a prestar el servicio, tal y como lo establece claramente el artículo 36 del Código Notarial Ley N.º 7764 en relación con el ordinal 19 del Decreto Ejecutivo N.º 41016- MP- MH- MSP-MJP. Y, además, si percibe que la transacción contiene elementos suficientes de sospecha, interponer el ROS ante la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF).

En relación con lo anterior, para el caso de personas o estructuras jurídicas que están obligadas a declarar beneficiarios finales, de acuerdo con el Reglamento del registro de transparencia y beneficiarios finales, Decreto Ejecutivo N.º 44390-H, artículo 34, el notario también debe verificar la lista de incumplidores, y en caso de que el obligado esté incluido, debe consignarlo en el documento (sin perjuicio de abstenerse cuando no pueda determinar del todo quienes son los beneficiarios finales). Si se incumple solo con la declaración, debe prestarse especial cuidado y abstenerse de autorizar cualquier acto o contrato de dichas estructuras jurídicas que requiera inscripción, ya que el Registro Nacional no inscribirá documentos a favor de los sujetos obligados que se encuentren en la lista de incumplidores indicada en el citado Reglamento -salvo para el caso de inscripción de responsables del suministro de información, o los liquidadores en el proceso de disolución de personas jurídicas o cuando corresponda, a estructuras jurídicas-, lo cual expone al notario a incumplir con su deber de inscripción, aunado a la responsabilidad que le pueda asistir debido al otorgamiento de un acto ineficaz.

Puede encontrar más información en nuestro sitio de Guías y normativa relevante ALA/CFTP.