Obsolescencia de las emisiones 1 a 4 del papel de seguridad notarial

El Consejo Superior Notarial dispuso la declaratoria de obsolescencia de las emisiones de papel de seguridad notarial 1 a 4, acuerdo fue publicado en La Gaceta N.º 142 del lunes 5 de agosto de 2024.

Mediante acuerdo N.º 6 de la Sesión Ordinaria N.º 13, celebrada el 3 de julio de 2024, se dispuso la declaratoria de obsolescencia de las emisiones de papel de seguridad notarial 1 a 4, y que corresponden a los folios con un consecutivo igual o inferior al 37.455.809, fabricado con anterioridad al 1 de febrero de 2016.

Lo anterior de conformidad con los ordinales 22.vii), 73 párrafo tercero y 76 del Código Notarial Ley N.º 7764, normas que le confieren a este órgano la potestad de determinar los medios idóneos de seguridad que deben contener los documentos notariales para su validez, salvaguardando los actos emitidos mediante papel ahora obsoleto pero que en su momento se consideraba válido.

¿Por qué se considera obsoleto el papel de seguridad?

A partir del estudio técnico realizado por la DNN, se determinó que existen emisiones de papel de seguridad notarial que, si bien mantienen los requerimientos de seguridad que se encontraban disponibles al momento de su emisión, no obstante, a la fecha han quedado obsoletas. Esto, al incorporarse progresivamente nuevos mecanismos de seguridad en el papel notarial más reciente, las emisiones anteriores 1 a 4 ya no comparten la totalidad de las características esenciales que garantizan la inalterabilidad de su contenido (por ejemplo, no poseen tinta invisible, lo cual los vuelve más vulnerables a las alteraciones mecánicas o químicas) y, por lo tanto, su permanencia, así como uso pueden generar inseguridad, confusión o duda en los usuarios finales.

¿Qué implica esta declaratoria de obsolescencia?

Debe tenerse presente, que los documentos impresos que el notario autorice deben llevar siempre su firma, el sello blanco, el respectivo código de barras y cualquier otro medio idóneo de seguridad, determinado por la Dirección Nacional de Notariado (art. 73 Código Notarial Ley N.º 7764), por lo tanto, al declararse obsoleta una emisión del papel de seguridad notarial, éste ya no cumpliría con esta disposición.

Por tal motivo, se dispuso que los folios remanentes de dicho papel de seguridad notarial (es decir, folios con un consecutivo igual o inferior al 37.455.809, fabricado con anterioridad al 1 de febrero de 2016) que no hubieren sido utilizados a la fecha de la presente declaratoria deberán ser eliminados de manera segura e inmediata, mediante destrucción física, por cuanto carecen de los mecanismos más eficaces y recientes para resguardar la seguridad jurídica documental; por ende, son más vulnerables a las alteraciones mecánicas o químicas.

¿Cuáles son las consecuencias por utilizar papel de seguridad obsoleto?

Debe recordarse que todas las actuaciones del notario deben escribirse siempre en papel de seguridad oficial (art. 76 del Código Notarial Ley N.º 7764). De utilizarse un papel de seguridad obsoleto el notario estaría incumpliendo con las disposiciones que regulan la obligatoriedad en el uso del papel que contenga las características que disponga la DNN, lo cual podría acarrearle una eventual responsabilidad disciplinaria.

En el mismo sentido, considerando que los documentos notariales deberán expedirse siempre en ese tipo de papel, al encontrarse éste obsoleto no contendría los mecanismos de seguridad que garanticen la autenticidad y pertenencia al notario autorizante, según lo dispuso la Dirección Nacional de Notariado, por lo cual, su destinatario puede rechazar su admisibilidad. De forma que, de mantener ese papel en uso, el notario puede comprometer la eficacia de sus actuaciones, lo cual eventualmente podría traer consigo inclusive responsabilidad civil frente a los usuarios del servicio notarial.

¿A partir de cuando rige esa declaratoria de obsolescencia?

De conformidad con lo dispuesto por el Consejo, esta declaratoria de obsolescencia es de efecto inmediato y rige a partir de su publicación. En ese sentido, el acuerdo fue publicado en La Gaceta N.º 142 del lunes 5 de agosto de 2024.

¿Qué pasará con los documentos autorizados por los notarios con anterioridad a esa declaratoria de obsolescencia?

El Consejo dispuso de forma expresa, que quedan a salvo la validez y eficacia de las actuaciones notariales que fueron emitidas en ese papel con anterioridad al presente acuerdo.

¿Cuáles emisiones siguen vigentes?

Al respecto debe observarse que se mantiene vigente el papel producido a partir de las emisiones 5 y 6, correspondiente a los folios con el consecutivo 37.455.810 en adelante, fabricados partir del 1 de febrero de 2016, por cuanto estos cuentan con más de un 95 % de características de seguridad, siendo las más recientes, todas verificables por los usuarios y que ayudan a evidenciar las alteraciones mecánicas y químicas sobre su contenido. 

¿Dónde puedo encontrar más información?

En caso de tener más inquietudes al respecto, le invitamos a participar en actividades informativas que estará programando la DNN próximamente -a difundirse por medio de sus redes sociales y sitio web oficial- para dar mayor claridad sobre este tema.