La DNN advierte a entidades financieras sobre los procedimientos de liberación (cancelación) de prendas e hipotecas

La DNN, en cumplimiento del acuerdo 2019-011-021 del Consejo Superior Notarial, remitió un oficio de advertencia a las entidades financieras en relación con los procedimientos de liberación (cancelación) de prendas e hipotecas, informándoles que el incumplimiento de dichos procedimientos, podría eventualmente conducirlos a la vía judicial.

En la comunicación oficial la DNN solicitó a las entidades financieras, girar las instrucciones correspondientes a las oficinas o departamentos encargados de tramitar y dar citas a los notarios públicos para la liberación de prendas e hipotecas, con el fin de que se cumpla a cabalidad la normativa notarial, así como la circular externa SUGEF 006-2002 y derogar cualquier disposición contraria a la normativa notarial.

Esta advertencia responde a la labor de la Dirección Nacional de Notariado, como órgano rector de la actividad notarial y su deber de velar porque las actuaciones notariales se ajusten a las formalidades previstas en la normativa vigente.

En el oficio la DNN informa a las entidades que se tiene conocimiento por parte de miembros de la comunidad notarial, sobre el procedimiento establecido por algunas entidades bancarias para asignar citas a los notarios con el fin de realizar la liberación de prendas e hipotecas. En las citas, se establece una hora de entrega del tomo de protocolo para revisión y una hora de retiro del tomo; además de la indicación de comunicar por anticipado si se requiere observar al personero firmar.

Esta práctica incumple varios aspectos de la normativa notarial, entre los que se mencionó:

• Artículo 34 inciso c): “Alcances de la función Notarial. Compete al notario público: c) afirmar hechos que ocurran en su presencia y darles carácter de auténticos.”

• Artículo 39. “Identificación de los comparecientes. Los notarios deben identificar cuidadosamente y sin lugar a dudas a las partes y los otros intervinientes en los actos o contratos que autoricen ...”

• Artículo 51 “custodia y conservación del protocolo. El notario es el depositario y responsable de la guarda y conservación de su protocolo”. (el destacado y subrayado no corresponde al original)

• Artículo 146. “Suspensiones de 3 a 10 años. Los notarios serán suspendidos desde tres años hasta por diez años cuando:

             a) Autoricen actos o contratos cuyos otorgamientos no hayan presenciado o faciliten su protocolo o partes de él a terceros, para la confección de documentos notariales ...”  (el destacado  y subrayado no corresponde al original)

La DNN también recordó la importancia de seguir la Circular Externa SUGEF -006-2002, del ocho de marzo del 2002, en la cual la Superintendencia General de Entidades Financieras puso en conocimiento de todas las entidades supervisadas la resolución Número 01360-2001 emitida por la Dirección Nacional de Notariado, que en lo conducente dice:

“… Considerando lo anterior el notario está obligado a ajustarse a las exigencias que el ejercicio de la función notarial le impone, las instituciones están llamadas a tomar las medidas necesarias para no obstaculizar un ejercicio apegado al ordenamiento jurídico …”. (el destacado y subrayado no corresponde al original)