Preguntas frecuentes sobre reforma al Artículo 11 Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial

1.- ¿En qué consiste la reforma al artículo 11 de los Lineamientos Notariales?

 

La reforma modifica únicamente el artículo 11 de los Lineamientos para el ejercicio y control del servicio notarial, norma que contiene reglas generales de acatamiento obligatorio para todos los notarios públicos, sobre las formalidades y deberes que debe observar el notario para ejercer la función notarial. 

 

Órgano emisor: Consejo Superior Notarial (Dirección Nacional de Notariado). 

Acuerdo de aprobación: Acuerdo N.º 8, adoptado en la Sesión Ordinaria N.º 14 celebrada el 24 de junio de 2026.   

Publicación: Diario Oficial La Gaceta N.º 162.   

Fecha de publicación: 27 de agosto de 2026.   

 

Con esta reforma, el artículo 11 cambia para establecer reglas específicas de formato y otras condiciones que deben cumplir los documentos notariales, tanto los emitidos dentro del tomo de protocolo, como los extraprotocolares (testimonios, certificaciones, autenticaciones, entre otros), para garantizar su legibilidad, accesibilidad y correcta digitalización o archivo tecnológico. 

 

2.- ¿Cuáles fueron los principales cambios con esta reforma?

 

Anteriormente la norma se limitaba a fijar reglas muy concretas sobre el tipo de papel y tamaño de letra a utilizar, no obstante, no abordaba aspectos esenciales que garantizaran la accesibilidad, legibilidad y adecuada preservación de los actos jurídicos notariales, lo cual dificulta o limita la seguridad jurídica que conlleva la intervención de todo notario público. 

 

Puede ver en este cuadro comparativo la versión anterior frente a la versión vigente de la norma:

 

Versión anterior (DEROGADA)

Versión actual (VIGENTE)

Artículo 11. Papel a utilizar. Tamaño de letra. En la expedición de cualquier documento notarial extraprotocolar en soporte físico, el notario utilizará su papel de seguridad. El uso de documentos notariales extraprotocolares en soporte electrónico está permitido, para lo cual deberá referirse el notario a la normativa al efecto dispuesta por el Consejo Superior Notarial, que determina las características de seguridad que debe cumplir. En la elaboración de documentos notariales protocolares se utilizarán caracteres respetando un tamaño mínimo de letra diez, y en los documentos notariales extraprotocolares indistintamente del soporte utilizado se deberá respetar un tamaño mínimo de letra doce. El Notario deberá respetar el uso de un tipo de letra estándar cuando se utilicen medios mecánicos o electrónicos, pudiendo optar por utilizar A rial , Times New, Roman, Verdana o Calibri, con el fin de garantizar que el contenido sea legible.   (Así reformado mediante sesión ordinaria N° 6 del 29 de marzo de 2023)

Artículo 11.—Especificaciones para la confección de documentos notariales. Sin perjuicio de lo dispuesto en el Código Notarial y demás normativa aplicable, los documentos notariales deberán elaborarse garantizando su legibilidad y accesibilidad, conforme a las siguientes reglas:   a. En los documentos notariales elaborados mediante impresión o medios electrónicos, se utilizará un tamaño de letra no inferior a doce (12) puntos.   b. Se emplearán tipografías accesibles de tipo sans serif, tales como Tahoma, Arial, Verdana, Helvética o Century Gothic.   c. El espaciado entre caracteres será el predeterminado o automático.   d. En documentos extraprotocolares, el interlineado entre líneas de un mismo párrafo no deberá ser inferior a uno coma cinco (1,5). En documentos protocolares se respetará el espaciado propio del soporte oficial.   e. Indistintamente del soporte utilizado, todo documento notarial deberá respetar un máximo de treinta líneas por página.   f. Las firmas y actuaciones manuscritas en cualquier documento notarial se consignarán con tinta indeleble de color azul o negro en sus tonalidades más oscuras. Sus rasgos deben ser claramente visibles, con el fin de asegurar la idónea lectura del contenido y la correcta captura de su imagen en los procesos de conservación tecnológica.   g. Siendo responsabilidad del notario garantizar la absoluta nitidez del documento, queda restringido el uso de tintas tenues o de baja pigmentación en documentos impresos o manuscritos.   En la expedición de documentos notariales extraprotocolares en soporte físico, el notario utilizará papel de seguridad autorizado, el cual podrá ser impreso por ambas caras.   Los documentos notariales extraprotocolares en soporte electrónico deberán cumplir estas disposiciones, sin perjuicio de las demás formalidades y condiciones de seguridad establecidas por el Consejo Superior Notarial.   (Así reformado mediante sesión N° 14 del 24 de junio de 2026)

 

 

3.- ¿A partir de cuándo es obligatoria la aplicación de estas medidas?

 

La reforma contempló una disposición transitoria que otorga a las personas notarias un plazo de tres (3) meses antes de la entrada en vigor de esta regulación, brindando un margen para poder adaptarse a los nuevos cambios:

 

Fecha de publicación: 27 de agosto de 2026. 

Fecha de vigencia: 27 de noviembre de 2026.

 

 

4.- ¿Esta nueva reforma solo aplica para documentos físicos, o también los electrónicos? 

 

Como bien se indica en el lineamiento, se fijan reglas que abarcan los distintos soportes que puede utilizar un notario público, incluso de forma expresa en el último párrafo del artículo 11 se indica: “[…] Los documentos notariales extraprotocolares en soporte electrónico deberán cumplir estas disposiciones, sin perjuicio de las demás formalidades y condiciones de seguridad establecidas por el Consejo Superior Notarial.” 

 

Por lo tanto, resulta claro que el alcance de la reforma presupone reglas aplicables a todos los documentos notariales, tanto protocolares como extraprotocolares, que sean emitidos en soporte físico como electrónico. 

 

5.- En resumen, ¿cuáles son los cambios puntuales de tipografía y formato?

 

A partir de la entrada en vigencia de esta reforma, la elaboración de documentos impresos o electrónicos debe cumplir específicamente con lo siguiente:

 

• El tamaño mínimo de la letra en el cuerpo del documento no puede ser inferior a doce (12) puntos.

• Debe usarse un tipo de letra sin serifas (*). Por eso la norma hace referencia a la familia de tipo de letras que quedan permitidas: Tahoma, Arial, Arial Narrow, Calibri, Verdana, Helvetica, Century Gothic y otras tipografías pertenecientes a la familia Sans Serif.

• El espaciado de caracteres se refiere a la distancia entre una letra y otra, la reforma procura que se mantenga un espaciado normal, mismo que todo los procesadores de texto ya traen de forma predeterminada o automática.

• Límite por página: un máximo de 30 líneas por página, independientemente del soporte. 

 

6.- ¿Las tipografías mencionadas en la norma reformada son las únicas permitidas?

 

No. Como indicamos antes, los ejemplos citados en la regulación son meramente ilustrativos y no constituyen una lista taxativa o cerrada. Las personas notarias pueden utilizar tipografías tales como Tahoma, Arial, Arial Narrow, Calibri, Verdana, Helvetica, Century Gothic, entre otras, siempre que pertenezcan a la familia sin serifas (sans serif) y garanticen una óptima nitidez, legibilidad y digitalización del documento.

 

7.- ¿Estas reglas de tipografía y formato aplican también a las notas marginales en el protocolo?

 

Las disposiciones abordadas en la reforma al artículo 11 de los Lineamientos, se refieren al cuerpo principal de los instrumentos públicos, no a sus notas al margen. Sin embargo, siempre persiste el deber de garantizar su legibilidad y accesibilidad, y en todo caso quedará sujeto a que permita validar y calificar que se trate de una letra ilegible por su tamaño o forma (cuando se hiciere manuscrita).

 

 

8.- ¿La exigencia del tamaño de letra 12 reducirá el espacio en los tomos de protocolo o provocará un gasto más rápido de las hojas?

 

Para mitigar el impacto en la densidad del texto y el consumo del protocolo, la norma aclara las reglas de interlineado según el tipo de documento:

 

• En documentos protocolares: se respeta el espaciado propio del soporte oficial (papel de protocolo).

• En documentos extraprotocolares: el interlineado entre líneas del mismo párrafo no debe ser inferior a 1,5.

• Adicionalmente, se mantiene el tope de hasta 30 líneas por página, lo que permite adaptar el formato al soporte impreso habitual sin forzar un consumo desmedido de folios.

 

9.- ¿Cuáles son las reglas para el uso de tintas y firmas en los documentos?

Para asegurar la nitidez e idónea lectura y digitalización del documento:

 

• Las firmas y actuaciones manuscritas deben realizarse con tinta indeleble de color azul o negro en sus tonalidades más oscuras.

• Queda restringido el uso de tintas tenues o de baja pigmentación tanto en impresiones como en escritura manuscrita.

 

10.- ¿Qué cambios aplican a los documentos extraprotocolares?

 

• Los documentos impresos (soporte físico): los principales cambios están en el tamaño de la letra (mínimo 12), espaciado entre renglones o líneas (respetar los renglones del protocolo, y en el papel de seguridad respetar un espaciado mínimo 1.5) y un total de 30 líneas por página. Recuerde mantener el uso obligatorio del papel de seguridad autorizado.

• Los documentos digitales (soporte electrónico): Estos documentos están basados en el uso de la firma digital certificada del notario. En este caso, el notario no solo debe observar el Reglamento de Documentos Notariales Extraprotocolares en Soporte Electrónico, también debe cumplir con las mismas reglas de tamaño y tipo de letra, espaciado y legibilidad, además de las formalidades de seguridad establecidas por el Consejo Superior Notarial en esta reforma. 

 

11.- ¿Se puede imprimir en ambas caras al usar papel de seguridad para los documentos extraprotocolares impresos? 

 

Si en efecto, con esta reforma ahora se cuenta con la precisión de que podrá ser impreso por ambas caras. La confusión radica en que antes no se autorizaba expresamente en los lineamientos.

 

12.- Aunque no se prohíbe ni se indica en la reforma, ¿es posible imprimir logos, membretes o encabezados de bufetes sobre el papel de seguridad notarial?

 

No, la ausencia de una prohibición expresa en los distintos lineamientos (inclusive en la reciente reforma al artículo 11) no constituye una habilitación indirecta para hacer uso indiscriminado de tales distintivos. El papel de seguridad notarial constituye un documento oficial cuyo diseño, elementos gráficos y mecanismos de seguridad son definidos y autorizados por la Dirección Nacional de Notariado. Por ello, su utilización debe limitarse a los elementos oficiales del sistema y al contenido propio del instrumento notarial.

 

La normativa vigente no contempla la incorporación de logotipos, marcas comerciales, membretes o distintivos de despachos, sociedades o bufetes sobre el papel de seguridad notarial. Además, la fe pública es conferida de manera personal al notario habilitado y no a despachos, bufetes o sociedades, por lo que la incorporación de este tipo de elementos podría generar confusión respecto de la responsabilidad profesional que corresponde exclusivamente al notario autorizante.

 

13.- ¿Cómo canalizar dudas u observaciones técnicas ante el Consejo Superior Notarial en relación con este tema?

 

Las personas notarias que requieran aclaraciones adicionales, o deseen someter observaciones o consultas técnicas sobre los alcances de la reforma, podrán solicitar un pronunciamiento formal del Consejo Superior Notarial. 

 

No obstante, dicha gestión debe cumplir con los requisitos de admisibilidad reglados en el Acuerdo N.º 2018-013-007 (La Gaceta N.º 98 del 4 de junio de 2018), cuyos detalles y guía paso a paso pueden consultarse en el sitio web institucional: https://www.dnn.go.cr/consejo-superior-notarial (sección «¿CÓMO REALIZAR CONSULTAS AL CSN?»).